Kje podjetja v resnici izgubljajo čas, energijo in denar

Ko podjetja razmišljajo o izgubah, najprej mislijo na denar. Nižajo režijske stroške, pogajajo se z dobavitelji, optimizirajo cene. To je legitimno. Ni pa tam glavnina izgube.

Glavna izguba je čas odločevalcev, porabljen za delo, ki bi ga moral opravljati nekdo drug. Drugi del izgube je energija, ki gre v ponavljajoče se nesporazume. Tretji je denar, ki se porabi za orodja brez jasnih procesov v ozadju.

Izguba 01: čas

Direktor vsak dan odgovarja na vprašanja, za katera obstaja postopek, a ta postopek ni zapisan ali ni znan. Vsako vprašanje vzame 10 minut. Deset vprašanj na dan je 100 minut. Dobri dve uri. Letno 500 delovnih ur vodje, ki bi jih morali iti v strategijo, razvoj ekipe ali razvoj produkta.

To je skriti "overhead" brez svoje vrstice v bilanci.

Izguba 02: energija

Dve osebi delata isto nalogo, ker ne vesta, da jo delata. Naslednji teden opazita dvojnost in ena se jezi na drugo. Jezo prinašata domov. Naslednji dan se izogibata skupnemu sestanku. Sestanki brez njiju ne dajo sklepa.

Na papirju ni incidenta. V ekipi pa se začne vzorec "tega ne bom rekel, ker se ne splača".

Izguba 03: denar, ki gre v napačno orodje

Podjetje kupi CRM, da bo vse na enem mestu. Mesec kasneje polovica ekipe še zmeraj dela v Excelu, druga polovica v CRM, direktor pa prejema dve različni poročili. Oboje nepopolno. Orodje je plačano. Proces ni zaživel.

Problem ni bil v orodju, ampak v tem, da pred nakupom ni bilo jasno, kdo vnaša podatke, kdo pregleda, kdo reagira, kdo meri.

Kaj narediti? Najbolje v naslednjem zaporedju:

• Presoja stanja: kje so dejanski zastoji (ne hipoteze).

• Razjasnitev odgovornosti: kdo odloča, kdo izvaja, kdo obvešča.

• Šele nato orodje: digitalizacija ali AI. Orodje pospeši jasen proces, ne nadomesti ga.

Ta vrstni red je v mojih sodelovanjih najbolj pogosto zamujen korak. Podjetja najprej kupijo orodje in nato razmišljajo, kako ga bodo integrirala. To je precej drago.

Obraten vrstni red stane manj in pelje dlje.