V podjetjih, s katerimi delam, me direktorji pogosto povabijo zaradi "slabe komunikacije" ali "nerešljivega konflikta" ali "nekompetentnega vodje". V prvih dveh urah v podjetju se skoraj vedno pokaže nekaj drugega: nihče ne ve natančno, kdo kaj odloča, kdo koga obvešča in do kdaj.
Nejasne odgovornosti so ena najdražjih postavk v podjetju, a v nobenem poslovnem poročilu jih ne najdete. Zakaj? Ker se razpršijo po drugih stroških: po prekoračitvi delovnih ur, po dvojnih nalogah, po sestankih brez sklepov, po kadrovskih menjavah, ki niso rešitev.
Trije znaki, da odgovornosti v vašem podjetju niso jasne:
Prvi znak: odločitve se vračajo k direktorju, ker jih nihče drug ne sprejme. Ljudje so sposobni, vendar čakajo.
Drugi znak: ko nekaj ne gre, več ljudi reče "to ni moje". Formalno imajo prav. Funkcionalno podjetje še vedno stoji.
Tretji znak: sestanki se končajo z dogovori, ki jih nihče ne izvede. Naslednjič se pogovor začne znova, kot da prejšnjega ni bilo.
Zakaj pisanje organigrama ni dovolj?
Veliko podjetij na te težave odgovori z novo organizacijsko shemo. Dokument nastane, podpisi so, spremembe ni. Zakaj?
Ker organigram opisuje, kje ljudje sedijo. Ne opisuje, kako se sprejmejo odločitve, kje se informacije ustavijo in kdo prvi vidi, če nekaj ne gre po načrtu. Podjetje je živ sistem, ne organigramska piramida.
Kaj deluje v praksi
V mojem delu se stvari začnejo premikati, ko se pogovorimo o treh nivojih hkrati:
Procesi: kakšno pot gre naloga od začetka do konca, kje naloga zastaja.
Vloge: kdo odloča, kdo izvaja, kdo obvešča, kdo preverja.
Sklepi: kako se sprejmejo, kdo je nosilec, do kdaj je potrebno narediti in kaj pomeni "končano".
Šele ko se ti trije nivoji uskladijo, postane odgovornost nekaj, kar v podjetju resnično živi in ni le zapis v pravilniku.
Zaključek, ki ni zaključek
Jasnost odgovornosti ni administrativna naloga. Je najbolj podcenjen vir operativne olajšave za direktorja. Ko se uskladi, ima vodja nenadoma čas za delo, za katerega je odgovoren.
To je trenutek, ko začne podjetje rasti brez dodatne energije vodje.
O avtorici
mag. Martina Šavron
Svetovalka in mentorica za stabilizacijo ekip, procesov in odgovornosti v malih in srednjih podjetjih. Z več kot 27 leti izkušenj pri vodenju, organizaciji in odločanju.